Какая коммуникация наиболее эффективна

Коммуникация — это процесс передачи информации между людьми. Люди и взаимодействие, как гласит манифест Agile, важнее процессов и инструментов. Чтобы создать отличный продукт, разработчики должны общаться друг с другом и с конечными пользователями, со специалистами по поддержке. Команды должны общаться друг с другом, с менеджерами, с другими сотрудниками, с пользователями.

1. Как мы общаемся?

Алистер Кокберн (Alistair Cockburn) в своей книге Agile Software Development описывает различные способы коммуникации, которые люди могут выбрать при совместной работе (эта работа была основана на теории информационного богатства). Рисунок ниже показывает связь между эффективностью коммуникаций и богатством (насыщенностью) используемого канала связи:

Нижняя левая дуга показывает документальные способы передачи информации, не содержащие способы получения обратной связи:

• Записи на бумаге
• Аудиозаписи
• Видеозаписи

Верхняя правая дуга показывает способы коммуникации, содержащие возможность получения обратной связи, такие как:

• Переписка по электронной почте
• Телефонный разговор
• Разговор по видеосвязи
• Живая встреча
• Живая встреча с применением доски (на которой фиксируются предложения и решения).

Кокберн утверждает, что наиболее эффективная коммуникация — это живая встреча с использованием доски для записей (флипчарта, бумаги, экрана и т. д.). В случае, если вы не используете доску или не общаетесь лично, эффективность общения снижается. Канал коммуникации, выражаясь фигурально, становится более холодным, т к собеседники лишаются возможности чувствовать друг друга, видеть жесты друг друга, выражение лица, возможно, не слышат изменения тона голоса, его скорости. Исключаются возможность отвечать на вопросы в реальном времени, которая помогает понять то, насколько хорошо информация понимается слушателями.

Как улучшить коммуникацию

Таким образом есть два совета, как вы можете применить это у себя:

• Используйте возможности самой эффективной коммуникации, которая уместна для вас в этой ситуации, например, если вы работаете с кем-то в одном офисе, то рекомендуем обсуждать текущие вопросы лично, возможно, с использованием доски или бумаги, а не только переписываться по электронной почте.
• Будьте готовы изменить текущий подход в процессе текущей работы. Например, если в начале работы вы активно использовали конференц-связь для связи со всеми участниками, то потом они могли перейти к общению посредством чата, портала вики и персональных видео-звонков.

Исследование Agile Principles and Practices Ambysoft 2008 показало эффективность взаимодействия между разработчиками нескольких команд, а также между членами команды и заинтересованными сторонами. Результаты представлены в таблице с оценками от -5 (самая неэффективная) до +5 (самая эффективная). Интересно отметить, что общая документация отмечена как достаточно эффективная, а детальная документация нет. Кроме того, считается, что онлайн-чат достаточно эффективен для общения между разработчиками, но не с заинтересованными сторонами.

Эффективность коммуникационных стратегий для команд

Стратегия общения	Внутри команды	С заинтересованными сторонами
Лицом к лицу (F2F)	4,25	4,06
Лицом к лицу + доска	4,24	3,46
Обмен скриншотами	2,54	1,89
Онлайн-чат	2,10	0,15
Общая документация	1,84	1,86
Телефонные звонки	1,42	1,51
Видео-конференция	1,34	1,62
Email-переписка	1,08	1,32
Подробная документация	-0,34	0,16

2. Факторы, влияющие на коммуникацию

Существует несколько факторов, влияющих на общение, в том числе:

1. Физическая близость. Чем ближе люди к друг другу, тем больше возможностей для общения. Самая эффективная с этой точки зрения коммуникация, когда два разработчика пишут один код на одной рабочей станции, самая неэффективная — когда сидят в разных зданиях.
2. Часовые пояса. Вы можете быть разделены часовыми поясами и это может мешать эффективному взаимодействию. Необходимо договориться о времени, когда вы сможете выходить на связь друг с другом.
3. Дружелюбие. Важным фактором успеха является дружелюбие, желание кого-то услышать мысли другого человека с доброй волей, уважение и открытость. Дружелюбие тесно связано с доверием, которое люди испытывают по отношению друг к другу, и чувством единства, которое они испытывают, находясь в сообществе.

Когда люди работают физически в одном месте, появляется возможность того, что Кокберн называет осмотической коммуникацией: передача косвенной информации через разговоры или просто наблюдая происходящее вокруг вас. Это дает возможность увидеть проблемы, если они возникают, и оперативно их решить.

3. Коммуникационные технологии.

Технологии	Описание
Инструменты совместного моделирования	Программные средства, которые позволяют нескольким разработчикам одновременно работать над одним или моделями с обновлением в реальном времени этих моделей.
Инструменты совместной работы	Средства обработки текстов, которые позволяют нескольким людям одновременно записывать документ с обновлениями этого документа в режиме реального времени. Примерами этого являются вики и гугл-докс.
Инструменты для обсуждения	Такие инструменты, как электронная почта, группы новостей, списки рассылки, обмен мгновенными сообщениями и чаты, которые позволяют передавать текстовые сообщения и, возможно, другие вложения, между людьми.
Бумажные инструменты моделирования	Простые инструменты, такие как доски, листы бумаги, липкие заметки и т. д.
Видео-связь	Многие ноутбуки, рабочие станции и телефоны теперь имеют встроенные камеры и программное обеспечение, позволяющие проводить видеоконференции.
Инструменты управления версиями	Программные средства, используемые для проверки / определения, определения и управления версиями артефактов проекта.
Инструменты для виртуальных собраний	Инструменты, которые позволяют общаться между несколькими людьми, находящимися в разных физических местах.

Эффективное общение

Когда общение наиболее эффективно? Когда люди готовы работать вместе и делать все, что нужно, чтобы выполнить свою работу. Вот почему принцип открытого и честного общения важен, так как, если вы не доверяете полученной вами информации или, если хотите, людям, которые ее предоставляют, ваша цель эффективного общения теряется. Я считаю, что концепция, состоящая в том, что каждый может учиться у всех, имеет решающее значение для вашего успеха.

Эффективные коммуникаторы понимают, что цель состоит в том, чтобы обмениваться информацией и что этот обмен информацией обычно является улицей с двусторонним движением.  Все были сосредоточены на совместной работе, а это означало, что нам нужно хорошо общаться. Отношение считается.

Еще один важный фактор успеха — ваша способность выбирать правильный способ общения. В приведенном выше примере мы предложили найти нужных людей в офисе, чтобы обсудить проблему, встретившись лицом к лицу.

Наконец, вам нужен правильный взгляд на документацию . Документация может быть хорошей или плохой, поэтому вы должны стремиться придерживаться хорошего и избегать плохого. Документация может быть представлена ​​не только в бумажном виде, но, например, в виде видеозаписи. Дело в том, что вы не должны забывать, что документация часто может быть не очень детальной и, возможно, даже не очень трудоемкой в процессе создания. Документацию нужно писать только тогда, когда это действительно необходимо и несет ценность вашему продукту (или проекту).

Источник: http://www.agilemodeling.com/essays/communication.htm