4 триггера, вызывающие большинство конфликтов в команде

Что часто беспокоит менеджеров? Если вы скажете «Решение конфликтов в моей команде», мы не удивимся.

Управление конфликтами — один из  самых больших страхов начинающих менеджеров, и на это есть важные причины. В Великобритании около 38% сотрудников ежегодно сталкиваются с межличностными конфликтами, а в США сотрудники тратят на конфликты почти три часа в неделю. В сумме конфликт может занимать до 40% рабочего времени менеджера. Кроме того, с начала пандемии все больше людей работают в удаленных и гибридных командах, что затрудняет обнаружение и предотвращение конфликтов.

Мы не говорим, что конфликт — это всегда плохо. Его отсутствие может привести к излишней самоудовлетворенности и нерациональному принятию решений в группе. Когда люди конструктивно конфликтуют, споры могут вдохновить их на прорывные идеи. Помимо этого, обсуждение различий участников в группе помогает нам понять лучше то, что волнует наших коллег и как то. они предпочитают работать, что способствует улучшению отношений и общению в командах.

Тем не менее, управление конфликтами — это навык, которому многие лидеры никогда не обучались. Если не научиться преодолевать конфликты, это может нанести ущерб вашей команде и даже навредить вашей управленческой репутации. Как лидер, как вы можете смягчить конфликт до того, как он выйдет из-под контроля, или справиться с ним, когда он уже выйдет из-под контроля?

Чтобы выяснить это, мы опросили более 1000 начинающих менеджеров и их непосредственных подчиненных в 76 компаниях по всему миру. В большинстве случаев мы обнаружили, что выявление основной причины или триггера стрессовой ситуации может смягчить конфликт еще до того, как он начнется. Мы пришли к выводу, что следующие четыре триггера вызывают большинство (91%) конфликтов внутри организаций:

• различия в общении (39%),
• непрозрачные стандарты производительности (14%),
• необоснованные ограничения по времени выполнения задач (16%)
• и неясные ожидания (22%).

Основываясь на наших исследованиях и предыдущем опыте консультирования компаний по лидерству, мы разработали четыре стратегии, которые помогут менеджерам справиться с каждой ситуацией. 87% процентов менеджеров, которые участвовали в нашем опросе и прислушались к нашим советам, сообщили о положительных результатах. Мы считаем, что назв роли менеджера вы сможете смягчить примерно девять из каждых десяти конфликтов в вашей команде, если попробуете следующее:

1) Установите четкие каналы связи

С тех пор как удаленная работа вошла в нашу жизнь, наше общение стало наполнено быстрыми и короткими сообщениями, будь то электронная почта, текстовые сообщения или чаты, такие как слак, тимс, телеграм, ватсап и другие. Это оставляет возможность для множества неверных интерпретаций. Ответ «да» на ряд вопросов в чате, например, может на самом деле не означать, что ваш собеседник с этим согласен, утвердил это или согласовал. Ответ «ок» на вопрос о том, можете ли вы просмотреть и отредактировать документ, не отвечает на вопрос, где этот документ можно найти или когда нужно вернуть правки.

Коммуникации в интернете имеет большую погрешность, особенно когда вы не взаимодействуете в режиме реального времени. Наше исследование показало, что удаленные команды, которые в основном полагаются на электронную почту и чаты, более подвержены конфликтам, поскольку четкое общение часто зависит от невербальных сигналов, большинство из которых невозможно передать исключительно словами. Кроме того, по мнению 95 % наших респондентов, выбор неправильного средства коммуникации может вызвать путаницу, непонимание и обиду.

Помните, главное не общение, а понимание! Конфиденциальные, личные, а особенно важные сообщения лучше озвучивать лично или во время видеозвонка, а не по электронной почте или в чате.

Советы:

• Если вы делитесь неконфиденциальной информацией, которая не требует ответа, используйте электронную почту. Прежде чем нажать «Отправить», спросите себя, могут ли у получателя остаться нерешенные вопросы после прочтения вашего сообщения, или ваш тон может привести к тому, что получатель неправильно может истолковать ваши слова.
• Если вам нужен ответ в режиме реального времени, используйте чат или просто возьмите телефон и позвоните.
• Если вы столкнулись с ситуацией, полной дезинформации, обсуждением деликатной темы, сообщением плохих новостей или серьезной или спорной темой, видеозвонок или личная встреча подойдёт лучше всего. Увидев другого человека, вы сможете прочитать его язык тела, оценить то, что он чувствует и более эффективно обмениваться мнениями.

2) Будьте прозрачны в отношении ожидаемых результатов

Одна из основных ошибок, которую мы видели у начинающих менеджеров, заключалась в количественном учете и отслеживании абсолютно всего, что делали члены их команды, для измерения производительности. Обычно это происходило из-за отсутствия опыта или незнания того, что важнее всего отслеживать и как их оценивать. Многие из их непосредственных подчиненных могли застигнуты врасплох неожиданно прилетевшей встречей для оценки работы. Членам команды испытывали трудности в том, как интерпретируется их работа, какие задачи они должны были расставить по приоритетам, а какие задачи вообще не отслеживались.

Когда менеджеры оставляют стандарты размытыми, например, что значит «хорошо» или «просто хорошо», они негативно влияют на межличностные отношения в своих командах и подрывают производительность. Вы можете избежать этой проблемы, выделив некоторое время на то, чтобы определить свои наиболее важные стандарты производительности и четко сообщить о них своей команде.

Как определить, что самое важное?

Во-первых, подумайте о миссии вашей компании и о том, какую работу выполняет ваша команда, чтобы помочь им ее выполнить. Получив эту информацию, спросите себя: какие навыки, цели или результаты наиболее тесно связаны с тем, что должна делать моя команда?

Затем мы рекомендуем использовать такой инструмент, как трекер задач, чтобы помочь членам вашей команды отслеживать свои задачи. Это позволит людям разрабатывать планы, совместно работать над проектами, организовывать рабочие процессы и отслеживать прогресс прозрачным, продуктивным и полезным способом. Каждый будет иметь четкое представление о том, кто что делает, оставляя меньше места для ошибок в оценке и ошибочных интерпретаций результатов работы.

Наконец, установите четкие стандарты того, как измеряется производительность каждого человека или в идеале команды. Исходя из целей вашей компании и проектов, которые им способствуют, чего должен достичь каждый человек и команда? Вступайте в диалог, будьте открытыми и честными. Поговорите с членами вашей команды о своих ожиданиях и работайте вместе для того, чтобы согласовать несколько реалистичных целей — то, что 84% менеджеров считают наиболее эффективным.

Советы: при постановке целей начните с того, что отметьте, что является хорошим или отличным результатом. Затем перейдите к описанию того, что выглядит «средний результат», «ниже удовлетворительного» и т. д.

3) Управляйте ожиданиями относительно времени

Конфликт на рабочем месте может возникнуть, когда члены команды не договариваются друг с другом по срокам. Мы обнаружили, что это часто происходит, когда коллеги совместно работают над проектом, и один из них неправильно истолковывает количество времени, которое потребуется его партнеру для выполнения задачи. Следовательно, они могут ожидать друг от друга большего, что по статистике способствует 16% вклада в организационный конфликт.

Например, вы можете ожидать, что член вашей команды будет отправлять еженедельный отчет в течение двух часов, но вы можете не учитывать, что он также готовит презентацию для предстоящего выезда, работает над рекламной кампанией и управляет новым продуктом. запуск которого планируется через четыре дня.

Но есть хорошие новости. Это легко решается.

Основываясь на наших выводах, одна из полезных стратегий заключается в том, чтобы поощрять членов вашей команды отслеживать свое рабочее время и то, как они проводят свой день на работе. Подойдут такие приложения, как Clockify или даже простой эксель. Отслеживание времени помогает людям измерять, сколько времени на самом деле занимает каждая задача, а не делать предположения. Если члены вашей команды открыты для обмена своими трекерами, это еще один способ создать прозрачность в отношении того, кто над чем работает, что может открыть глаза тем, кто сотрудничает над несколькими проектами. А лучше всего проговаривать то, кто чем занимается на ежедневных дейли.

Совет: выделите время в своем еженедельном расписании, чтобы обсудить с командой время, которое они тратят на выполнение задач и определить возможности для улучшения. Есть ли повторяющиеся задачи, которые можно сделать более эффективными? Не тратят ли они слишком много времени на незапланированные запросы, которые нарушают их расписание? Как вы можете улучшить их баланс между работой и личной жизнью и распределение рабочей нагрузки?

Это также может помочь вам установить долгосрочные цели и составить планы работы, которые будут полезны всем. В конце концов, вы научитесь распределять разумные временные рамки для будущих проектов — навык, который считают первостепенным 73% опрошенных нами наиболее эффективных менеджеров.

4) Уточните задачи и ожидания от роли

Эти ожидания должны быть прозрачными и взаимно приемлемыми. Когда все предполагают, что кто-то другой несет ответственность за выполнение задачи, это неизбежно приводит к потерям, к поиску виновных, обвинению и нарушению сроков — факторам, которые способствует 22% вклада в организационный конфликт.

Мы рекомендуем создать небольшие руководство, в котором изложены ожидания членов вашей команды относительно друг друга, их ролей и задач, особенно в проектах, в которых участвуют несколько человек. Так поступали 88% менеджеров, которых мы считали наиболее эффективными.

Ваше руководство может включать инструкции о том, «как распределяются задачи», «как мы общаемся друг с другом» или «как и где фиксируются все отзывы клиентов», чтобы держать людей в курсе и сделать работу более системной.

Советы: будьте проще и следуйте правилу: корректируйте, а не создавайте. Спросите свою команду, что они ожидают от себя и от вас. Затем используйте их ожидания в качестве отправной точки. Вы всегда можете повлиять или внести свой вклад в их планы на более позднем этапе.

Помните, не все конфликты плохи; только те, которые плохо управляются. Избавьтесь от «непродуктивного конфликта», используя описанные выше стратегии, чтобы остановить его до того, как он начнется.

Источник: https://hbr.org/2022/05/conflict-is-not-always-bad-but-you-should-know-how-to-manage-it?utm_source=convertkit&utm_medium=email&utm_campaign=%F0%9F%8E%AC+Team+drama+starts+where+logic+ends%20-%2010961254